Le présent document vise à vous informer de notre politique sur la protection des renseignements personnels à la suite de l’application des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « Loi »).
Chez Québec Internet/Henri, nous avons toujours accordé beaucoup d’importance et de soins à la protection des renseignements personnels que vous nous confiez et nous sommes résolus depuis longtemps à protéger la confidentialité de ceux-ci. Ce document explique les pratiques et la politique de Québec Internet/Henri concernant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels à l’égard de nos clients et de nos employés ainsi que les mesures en place afin de vous assurer que ces renseignements soient traités adéquatement.
La politique et les pratiques en place ont été élaborées en fonction de leur conformité avec les principes édictés dans la Loi et avec tout autre loi et norme provinciales correspondantes sur la protection des renseignements personnels.
Les dix principes qui constituent le présent code (le « Code de Québec Internet/Henri ») sont interdépendants et Québec Internet/Henri doit les respecter dans leur totalité. Chaque principe doit être lu de concert avec les observations qui l’accompagnent. Comme l’autorise la Loi, les observations du Code de Québec Internet/Henri ont été adaptées à la situation particulière de Québec Internet/Henri à l’égard des renseignements personnels.
Portée et application du Code de Québec Internet/Henri :
Client
Une personne physique qui utilise ou fait une demande pour utiliser des produits ou services (incluant une application mobile) de Québec Internet/Henri, qui correspond avec Québec Internet/Henri ou qui participe à un concours commandité par Québec Internet/Henri.
Collecte
Le fait de recueillir, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels de quelque manière que ce soit et de quelque source que ce soit, y compris de tierces parties.
Communication
Le fait de rendre des renseignements disponibles à une tierce partie.
Consentement
Acquiescement libre à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels aux fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne intéressée ou par un mandataire autorisé. Le consentement explicite peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit. Cette forme de consentement doit être non équivoque et ne pas obliger Québec Internet/Henri à le déduire. Le consentement implicite est un consentement que l’on peut raisonnablement déduire d’un acte ou d’une omission de la part d’une personne.
Employé
Un employé ou un ancien employé de Québec Internet/Henri.
Renseignement personnel
Les « renseignements personnels » signifient toute information qui vous identifie à l’exclusion de votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse de courrier électronique s’ils sont inscrits à l’annuaire. Cela comprend notamment, toute information touchant les produits et services auxquels vous êtes abonnés et l’utilisation que vous en faites.
Dans le cas d’un client, ces renseignements comprennent les données sur le crédit, les dossiers de facturation incluant la méthode de paiement, les relevés des services et de l’équipement, ainsi que toute plainte consignée au dossier. Les renseignements personnels peuvent également comprendre des renseignements techniques, tels que l’adresse IP d’un client et son identifiant technologique, son historique et ses habitudes de navigation Internet, ainsi que l’historique des appels interurbains, mais uniquement si ces renseignements peuvent identifier le client. Les renseignements personnels qui sont regroupés et ne peuvent être associés à une personne identifiable ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.
Dans le cas d’un employé, ces renseignements comprennent les informations consignées dans les dossiers personnels de l’employé, les évaluations du rendement, ainsi que les renseignements sur l’état de santé et les avantages sociaux.
Québec Internet/Henri
Québec Internet inc./Henri
Tierce partie, tiers
Une personne ou un organisme à l’externe de Québec Internet/Henri.
Utilisation
Le traitement, la manipulation et la gestion de renseignements personnels par Québec Internet/Henri.
La Loi impose à l’entreprise de se conformer aux principes suivants :
Principe 1 – Responsabilité
Québec Internet/Henri est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner la ou les personnes qui devront assurer le suivi de la Loi et intervenir sur toute question relative à la protection des renseignements personnels de ses clients et de ses employés.
Principe 2 – Déterminer les fins de la collecte
Québec Internet/Henri doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.
1re fin : Établir, développer et préserver des relations dignes de confiance avec les clients et les employés
À titre d’exemple, pour répondre à une demande de service, Québec Internet/Henri doit recueillir les renseignements qui lui permettent d’établir votre identité, votre solvabilité, le service téléphonique, d’effectuer la facturation et d’assurer la perception en cas de besoin.
2e fin : Identifier les besoins et les préférences des clients afin de mieux les desservir
Par exemple, votre dossier identifie les produits et services auxquels vous êtes abonnés. Afin de continuer à mieux vous servir, il se peut que l’entreprise utilise les renseignements personnels qu’elle possède pour vous offrir d’autres facilités telle que votre adresse de courriel pour expédier électroniquement votre facture.
3e fin : Développer, améliorer, commercialiser et recommander ses produits et services
Par exemple, il arrive que l’entreprise observe et analyse l’utilisation que vous faites de ses services afin d’orienter le développement de son réseau et lui permettre d’élaborer une offre de produits susceptible de mieux répondre à vos besoins. Nous pourrions nous servir des renseignements relatifs à votre utilisation du réseau afin de vous recommander l’un de nos produits ou services personnalisés et des forfaits mieux adaptés à votre situation.
4e fin : Gérer et développer les activités commerciales de l’entreprise
À titre d’exemple, l’entreprise surveille constamment ses équipements et ses installations afin de mieux gérer et développer l’efficacité de ceux-ci. C’est pourquoi, elle analyse l’utilisation que vous faites de ses services pour planifier le développement futur de son réseau.
5e fin : Satisfaire aux exigences légales et réglementaires
Par exemple, Québec Internet/Henri recueille des renseignements personnels sur ses clients pour répondre aux exigences du CRTC, pour traiter et régler toute plainte d’un client auprès d’un organisme et pour toute demande devant les tribunaux. Des renseignements personnels peuvent également être recueillis et conservés afin de se conformer aux exigences fiscales applicables.
Toute mention des « fins déterminées » renvoie aux fins mentionnées dans le présent énoncé de principe.
2.2 Québec Internet/Henri doit préciser verbalement, par voie électronique ou par écrit les fins déterminées pour la collecte des renseignements personnels avant celle-ci ou au moment de celle-ci. Sur demande, les personnes qui recueillent les renseignements personnels doivent être en mesure d’expliquer à la personne concernée à quelles fins sont destinés ces renseignements ou de lui référer une personne au sein de Québec Internet/Henri qui est en mesure de le faire.
2.3 Sous réserve d’une prescription de la loi, Québec Internet/Henri ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis sans avoir précisé les nouvelles fins à la personne concernée et avoir obtenu son consentement.
Principe 3 – Consentement
Les clients ou les employés de Québec Internet/Henri devront être informés de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels les concernant et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.
3.2 Québec Internet/Henri doit faire un effort raisonnable pour s’assurer qu’un client ou un employé est informé des fins pour lesquelles les renseignements seront utilisés ou communiqués avant qu’il ne donne son consentement.
3.3 En général, Québec Internet/Henri doit obtenir le consentement des personnes concernées relativement à l’utilisation et la communication des renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, Québec Internet/Henri peut recueillir le consentement après avoir recueilli les renseignements, mais avant de les utiliser ou de les communiquer à une nouvelle fin.
3.4 Québec Internet/Henri exige de ses clients qu’ils consentent à la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels comme condition pour fournir un produit ou un service seulement dans les cas où une telle collecte, utilisation ou communication est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.
3.5 La forme du consentement doit tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients et de ses employés.
3.6 L’utilisation de produits ou de services de la part d’un client et l’acceptation d’un emploi et de prestation de la part d’un employé peuvent être considérées par Québec Internet/Henri comme un consentement implicite à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels pour toutes les fins déterminées.
3.7 Un client ou un employé peut retirer son consentement en tout temps en respectant les dispositions légales et contractuelles et avec préavis raisonnable. Par exemple, vous pourriez refuser que Québec Internet/Henri utilise vos renseignements personnels pour vous recommander des nouveaux produits ou services. Vous pourriez également refuser que Québec Internet/Henri communique avec vous par la poste, par téléphone ou par courriel à des fins de marketing. Vous pouvez toujours limiter les communications électroniques commerciales que Québec Internet/Henri vous envoie en cliquant sur le lien « se désabonner » ou « désactiver » qui se trouve à la fin du courriel reçu. Les clients peuvent communiquer avec Québec Internet/Henri pour avoir plus d’informations au sujet des conséquences du retrait de leur consentement.
Principe 4 – Limiter la collecte
Québec Internet/Henri ne recueille que les renseignements nécessaires aux fins déterminées et procède de façon honnête et légale.
Principe 5 – Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation
Québec Internet/Henri ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles indiquées au paragraphe 2.1 pour lesquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la Loi ne l’exige. Sous réserve des exigences prévues par la Loi en ce qui concerne les périodes de conservation, Québec Internet/Henri ne doit conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire pour satisfaire les fins pour lesquelles ils ont été requis.
Principe 6 – Exactitude
Les renseignements personnels d’un client ou d’un employé doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
Principe 7 – Mesures de sécurité
Québec Internet/Henri doit protéger les renseignements personnels qu’elle détient au moyen de mesures de sécurité correspondantes à leur degré de sensibilité.
Principe 8 – Transparence
Québec Internet/Henri doit mettre à la disposition des clients et des employés des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.
8.2 Québec Internet/Henri doit diffuser des informations afin d’aider les clients et les employés à exercer leurs droits quant à l’utilisation des renseignements personnels qui les concernent, ainsi que des informations sur les services de protection de la vie privée offerts.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels
Québec Internet/Henri doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait, du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers et lui permettre de les consulter. Il lui sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels et d’y faire les corrections appropriées.
Principe 10 – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Un client ou un employé de Québec Internet/Henri doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne responsable d’assurer de faire respecter ces principes conformément au Code de Québec Internet/Henri.
Pour avoir plus d’informations sur l’engagement de Québec Internet/Henri en matière de protection des renseignements personnels, on peut communiquer avec Québec Internet/Henri, au numéro indiqué sur la facture mensuelle ou par son site Web à l’adresse suivante : ouihenri.ca.
Pour obtenir une copie de la « Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques », incluant son Annexe 1 intitulée « Principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 », visitez le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au priv.gc.ca.